Hva koster en tom time? Et enkelt regnestykke

Klokka er to på en tirsdag. Timen som var booket, ble aldri noe av. Kunden glemte den, eller avlyste sent i går kveld. Du rydder litt, svarer på et par meldinger, og så er timen borte. Det føles ikke som et stort tap der og da. Men det er det. Kjenner du deg igjen?

En tom time vises ikke på noen faktura. Den dukker ikke opp i regnskapet som en utgift. Derfor er den så lett å overse. La oss ta regnestykket. Det er enkelt, og du trenger bare hoderegning.

Det enkle regnestykket

Si at du tar 600 kr per time. Det kan være en behandling, en treningstime, en befaring eller en konsultasjon. Tallet er ikke poenget. Du kan bytte det ut med ditt eget.

Si også at du har fire tomme timer i uka. En kunde som ikke dukket opp. En avbestilling ingen rakk å fylle. Et hull i kalenderen som ble stående. Fire timer høres kanskje ikke mye ut. Men se hva det blir:

• 4 timer × 600 kr = 2 400 kr i uka
• 2 400 kr × 4 uker = 9 600 kr i måneden

Nesten ti tusen kroner i måneden. Ikke fordi du gjorde noe galt. Bare fordi noen timer ble stående tomme. For mange dekker det beløpet husleia. For andre er det forskjellen på å gå i pluss eller null den måneden.

Hva det blir på et år

Regner vi videre med 46 arbeidsuker, altså med ferie og noen fridager trukket fra, ser det slik ut:

• 2 400 kr × 46 uker = 110 400 kr i året

Over hundre tusen kroner. Og her er det viktigste: en tom time kan ikke selges i morgen. En vare kan stå på lager til noen kjøper den. En time forsvinner når den er over. Hver ledige time er inntekt du ikke får igjen.

Hvorfor timene blir stående tomme

Det er sjelden én stor grunn. Det er som regel tre små:

Folk glemmer. En kunde booker tre uker frem i tid, og så skjer livet. Det er ikke vond vilje. De glemmer rett og slett.

Avbestillinger kommer for sent. Når beskjeden kommer kvelden før, eller samme morgen, er det nesten umulig å fylle timen.

Kunder glir stille bort. De var fornøyde sist. De hadde tenkt å komme tilbake. Så gikk det tre måneder, og du var ikke lenger i tankene deres. Ikke fordi noe var galt. De bare glemte deg, litt etter litt.

Felles for alle tre: de skjer ikke fordi du er dårlig i faget ditt. De skjer fordi ingen har tid til å minne kundene på deg. Du har hendene fulle med selve jobben.

Det som faktisk hjelper

Den gode nyheten er at mye av dette kan forebygges, uten at du jobber mer.

En påminnelse på SMS eller e-post dagen før gjør at langt færre glemmer timen sin. Når kundene enkelt kan booke på nett, fylles hull i kalenderen raskere, også utenom åpningstid. Og en vennlig melding til kunder du ikke har sett på en stund, minner dem på at du finnes.

Ingenting av dette er komplisert. Men det må gjøres jevnt, uke etter uke, og det er der det stopper for de fleste. En god start er at kundene finner svarene selv: priser, åpningstider og hvordan de bestiller, også når du ikke rekker å ta telefonen.

Regn med dine egne tall

Eksempelet over er bare et eksempel. Din timepris og dine tomme timer ser annerledes ut. Bytt ut tallene med dine egne: timepris ganger tomme timer i uka, ganger antall uker du holder åpent. Det tar under et minutt, og tallet pleier å overraske.

Regner du med en gjennomsnittsmåned på 4,33 uker i stedet for fire jevne uker, blir tallet litt høyere, og litt nærmere sannheten over et helt år.

Vil du se hvordan en nettside med chatbot kunne sett ut for din bedrift, lager vi et gratis utkast. Det er helt uforpliktende. Og lurer du på noe, send oss en melding. Vi svarer ærlig, også hvis svaret er at du klarer deg fint uten oss.